Topmenu

Het EPD moet behandelaars faciliteren in hun werk en drijfveren

Deel:

Van EPD-aanbieders voor de GGZ en de Jeugdzorg wordt verwacht dat ze de stap zetten van software as a service naar software as a solution. Dit betekent dat ze bereid moeten zijn om in hun ontwikkeling niet vanuit de ICT te denken, maar zich op te stellen als strategisch partner van de zorginstelling. Dat stelt Arthur Vernooij, practice director bij Annalise Market Intelligence, die de afgelopen tijd directies en raden van bestuur in GGZ en Jeugdzorg bevroeg naar hun ervaringen met het EPD.

Bureau Annalise verrichtte in opdracht van Medicore een doelgroep-behoeftenonderzoek om de behoeften en besluitvorming van bestuurders over het EPD binnen grotere GGZ- en Jeugdzorginstellingen in kaart te brengen. Het geeft het besluitvormingsproces voor een EPD en het spanningsveld binnen de DMU-leden in beeld. Bovendien maakt het inzichtelijk welke bronnen de doelgroep wel en niet gebruikt om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen rond het EPD.

Los van dit alles kraakt het ook een paar harde noten over de rol en werkwijze van de EPD-leveranciers. Bijvoorbeeld het feit dat de onderzoekers het “oud zeer” tegenkwamen dat binnen de directies van GGZ- en Jeugdzorginstellingen leeft over de eerste generatie EPD-aanbieders. ‘In die beginfase was sprake van drie of vier grote spelers’, zegt directeur Arthur Vernooij. ‘Wat ik van de geïnterviewden heb begrepen, is dat zij vinden dat de markt in die tijd op slot zat, dat het moeilijk was voor nieuwe toetreders om er tussen te komen. Die grote aanbieders konden het zich veroorloven monopolistengedrag te vertonen: ze investeerden onvoldoende om hun pakketten aan te passen aan de veranderende wet- en regelgeving en aan de steeds grotere rol die het EPD kreeg in de zorginstellingen.’

Aanpassen aan het systeem

Het feit dat de rol van het EPD in de zorg – breder dan alleen in de GGZ en Jeugdzorg – steeds groter werd bleef niet zonder gevolgen. Waar in aanvang de technologie complementair was aan de praktijk is gaandeweg de factor ICT zó overheersend geworden dat zorgorganisaties min of meer gedwongen worden zich eraan aan te passen. ‘Niet ideaal’, zegt Vernooij, ‘maar het is heel duur en intensief om over te stappen op een ander EPD, dus nemen gebruikers er vaak maar genoegen mee.’

Het heeft echter wel gevolgen voor hoe vanuit het veld tegen de EPD-aanbieders wordt aangekeken. En dit strekt verder dan alleen de kritiek op de aanbieders van het eerste uur. ‘Over de intensiteit waarmee hierover zelfs op bestuursniveau wordt gesproken, heb ik me wel verbaasd’, zegt Vernooij. ‘We hoorden geluiden als: één pot nat, geënt op winstbejag, vooral bezig met het eigen belang. En ook de opmerking: ik heb niet de illusie dat het op korte termijn beter wordt. Er is duidelijk een gebrek aan vertrouwen.’

Arthur Vernooij

 

Hierbij is nuancering op zijn plaats, vindt Vernooij, twee kanten op. ‘De zorginstellingen gaan natuurlijk niet geheel vrijuit met hun stelling dat de EPD-leveranciers te salesgericht zijn’, zegt hij, ‘sommigen hebben immers wel ruimte gegeven om dit te laten gebeuren. Bijvoorbeeld omdat het kennisniveau niet op orde was of men niet zakelijk genoeg in de onderhandeling zat.  Aan de andere kant zien we dat EPD-leveranciers zich nu meer verdiepen in hun doelgroep. Het gevolg is een transitie van softwarematige ondersteuning op administratieve processen naar systemen die echt de backbone van een organisatie zijn. Daarin zie je ook dat het EPD steeds meer maatwerk wordt. Dat krijgt een EPD-leverancier alleen voor elkaar als hij de organisatie, de processen en de professionals kent. De leveranciers zijn zich dus echt meer gaan interesseren voor de dagelijkse praktijk van de behandelaar.’

Toch hebben bestuurders en directies nog vaak het gevoel dat het primaire proces zich rond het EPD moeten vormen in plaats van andersom. ‘Om dit te begrijpen moet je wel naar het verdienmodel van de EPD-leverancier kijken’, zegt Vernooij. ‘De ontwikkeling van een EPD brengt aanzienlijke aanloopkosten met zich mee. Daarbij kan de leverancier niet vooraf alles voorzien dat gaandeweg op zijn pad komt, zoals verandering in wet- en regelgeving of een cliëntportaal. Tegelijkertijd zit een zorgaanbieder natuurlijk al wel vast aan een leverancier op het moment dat zulke veranderingen zich voordoen. Hij moet op dat moment dus toestaan dat de leverancier het product op die veranderingen aanpast en daarmee mogelijk ook complexer maakt. Het is dus wel een beetje een afhankelijkheidspositie waarin de gebruiker zit. En die wordt onderstreept als de zorginstelling zijn eigen infrastructuur wil door ontwikkelen en daarin wordt gehinderd doordat bij de wens een module van een andere aanbieder aan te sluiten, de koppelbaarheid van systemen niet altijd wordt gefaciliteerd.’

Korte en lange termijn

De interesse in toepassingen om de aanwezige data binnen de organisatie beter te benutten was wijdverspreid, blijkt uit het onderzoek. Vrijwel elke geïnterviewde gaf aan hierin een actieve interesse te hebben, waarbij er ook organisaties zijn die de business intelligence al volledig hebben opgenomen in hun dagelijkse besluitvormingsprocessen. Toch overheerst in de meeste gevallen de waan van de dag. Op korte termijn willen bestuurders in de GGZ en de Jeugdzorg vooral een pakket dat werkt en waarin behandelaars worden gefaciliteerd en niet worden opgehouden door trage systemen of onnodig veel ‘clicks’. Dit in een situatie waarin hun EPD in toenemende mate complexer zijn geworden. ‘Door de grote stelselwijziging in de zorg in 2015 hebben de gemeenten een belangrijke rol gekregen’, legt Vernooij uit. ‘Die stellen allemaal hun eigen eisen en hebben allemaal hun eigen systemen. Tel daar nog bij op de veranderingen zoals de komst van de privacywetgeving AVG en de verplichting de patiënt toegang tot zijn eigen dossier te geven en het is duidelijk waarom de situatie van nu de aandacht voor oplossingen op de langere termijn in de weg zit.’

Toch worden de zorginstellingen wel professioneler op ICT-gebied. ‘Ze wisselen op bestuurlijk en functioneel niveau heel veel ervaringen uit’, zegt Vernooij. ‘Je ziet ook dat er inmiddels bestuurders zijn die de ICT als strategisch instrument voor hun bedrijfsvoering zien en het dus echt in eigen hand nemen. Die bestuurders weten heel goed wat er te koop is en zijn kritisch naar de EPD-leveranciers. Zij zullen zeker bereid zijn de knoop door te hakken en over te stappen naar een ander pakket als ze niet in staat zijn hun eigen agenda uit te rollen met de bestaande EPD-partner. Maar daar staan genoeg andere bestuurders tegenover die nog teveel locked-in zitten om de overstap naar een ander pakket aan te durven. En in de discussie over wel of niet overstappen op een andere leverancier zijn de beslissingsfactoren niet altijd direct EPD-gerelateerd. Geld staat met stip op één, want veel instellingen hebben het financieel zwaar of staan zelfs onder bijzonder beheer. Ook zie je vaak de noodzaak pakketten op elkaar af te stemmen na een fusie. Soms willen bestuurders ook veranderingen in wet- en regelgeving afwachten. Of ze laten de keuze over aan een opvolger. Als je weet dat je binnen een jaar vertrekt, ga je zo’n ingrijpend traject niet meer aan.’

Mond-tot-mond reclame

Wie voorbij de waan van de dag kijkt, ziet wat de GGZ- en Jeugdzorginstellingen echt willen: geen EPD-leverancier maar een strategische partner die weet wat er speelt in de sector en daarvoor softwareoplossingen biedt. ‘Als de leveranciers hier niet in meegaan, zetten ze zichzelf op een gegeven moment buiten spel’, zegt Vernooij. ‘Het gaat erom de stap te zetten van software as a service naar software as a solution. Software dus die de behandelaar inhoudelijk voedt en ontzorgt.’

EPD-aanbieders die behandelaars niet tegenwerken maar juist faciliteren in hun werk en drijfveren zullen uiteindelijk de hoogste gunfactor hebben als het erop aankomt voor een EPD te kiezen, staat in het rapport dat Annalise schreef over het onderzoek. Probleem hierbij is wel dat de EPD-aanbieders niet alleen rekening moeten houden met het oud zeer van de negatieve track record en bereid moeten zijn om als strategisch partner te fungeren. Ze moeten eerst maar eens zien in beeld te komen bij de bestuurders van zorginstellingen die de beslissing nemen. ‘Voor een reclamecampagne zijn die niet meer ontvankelijk’, zegt Vernooij. ‘De EPD-aanbieders zullen het vooral van mond-tot-mond reclame moeten hebben. Als je bij een of twee instellingen goed werk levert, laat die dan over hun tevredenheid vertellen aan collega-instellingen. Dat werkt in alle marktsectoren, maar in deze is het nu bovengemiddeld belangrijk.’

 

 

--------------------------------------------------

Over Annalise

Met meer dan 35 jaar ervaring is Annalise hét expert onderzoeks- en adviesbureau op het vlak van Market Intelligence. Met een gerichte en op feiten gebaseerde aanpak bieden wij inzichten in de externe omgeving die organisaties ondersteunen in het nemen van de juiste strategische en tactische beslissingen.

 

 

Download het onderzoeksrapport



Medicore is onderdeel van Tenzinger