Selectie bij vervanging of aanschaf van software
Periodiek gaat u als zorginstelling over tot de aanschaf van een nieuw softwarepakket. Dit kan zijn omdat het bestaande softwarepakket aan vervanging toe is, of u een nieuwe applicatie wilt inzetten om een deel van uw bedrijfsproces te automatiseren. De soorten softwaresystemen zijn uiterst divers, denk bijvoorbeeld aan een kwaliteitsinformatiesysteem, CRM-systeem, contentmanagementsysteem, personeelsinformatiesysteem, boekhoudsoftware, enzovoort.
Waarom complex?
Het selecteren van een nieuw softwarepakket bij nieuwe aanschaf of vervanging is niet eenvoudig. U moet vertrouwen hebben in de goede samenwerking met een leverancier. Het product dient aan te sluiten bij de visie van de organisatie. U zult rekening moeten houden met de volgorde en belangrijkheid van gewenste functionaliteit. Het systeem moet passen binnen uw ICT-strategie en architectuur en ook de prijs moet u in de gaten houden. Daarnaast is de aanschaf van een softwareapplicatie vaak kostbaar en is het een investering voor een aantal jaren, waarmee het belang van de juiste beslissing wordt onderstreept.
Medicore Consultancy neemt deze inspanningen gedeeltelijk voor u uit handen.
Aanpak
Wanneer u een selectietraject laat uitvoeren door Medicore consultancy wordt een heldere projectaanpak gehanteerd. Gestart wordt met het vastleggen van doelstellingen van het project en requirements aan softwaresysteem en leverancier. Beoordelingscriteria met wegingsfactoren worden opgesteld en vertaald naar een format om per leverancier een beoordeling te kunnen doen.
Op basis van haar kennis van de markt en aanvullend desk-research stelt Medicore een longlist vast. De leveranciers worden uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek en een korte demonstratie. Vervolgens wordt de shortlist vastgesteld en zijn er meer diepgaande vervolggesprekken.
De resultaten worden samengevat in een korte adviesnotitie. Tenslotte worden contractonderhandelingen gedaan en neemt de opdrachtgever een definitieve keuze. Indien gewenst kan Medicore Consultancy aansluitend ondersteunen als ICT-adviseur of het projectmanagement op zich nemen bij de daadwerkelijke implementatie en invoering van het softwaresysteem.
|
Onderdeel |
Door |
|
1. Inventariseren doelstellingen |
Medicore Consultancy en opdrachtgever |
|
2. Inventariseren requirements |
Medicore Consultancy en opdrachtgever |
|
3. Ontwikkelen beoordelingscriteria en format |
Medicore Consultancy |
|
4. Opstellen longlist |
Medicore Consultancy |
|
5. Kennismaking en demonstratie leveranciers |
Medicore Consultancy en opdrachtgever |
|
6. Opstellen shortlist op basis van score per leverancier |
Medicore Consultancy |
|
7. Vervolggesprekken |
Medicore Consultancy en opdrachtgever |
|
8. Adviesrapport aan opdrachtgever |
Medicore Consultancy |
|
9. Offerteonderhandeling en definitieve keuze |
Opdrachtgever |
Voordelen
Door het selectietraject gedeeltelijk uit te besteden bereikt u een aantal voordelen. Ervaren consultants voeren selectietraject uit op basis van praktijk bewezen aanpak. Dit levert tijdswinst en een bijdrage aan de kwaliteit van het traject. Eigen medewerkers kunnen zich blijven richten op hun primaire taken en hoeven een dergelijk omvangrijk project niet naast hun bestaande werkzaamheden te doen, wat een bijdrage levert aan de kwaliteit van het traject. Op termijn wordt de slagingskans voor een adequate implementatie van het softwaresysteem vergroot, wat u op de lange termijn aanzienlijke besparingen oplevert.Mocht u nog vragen en/of opmerkingen hebben over bovenstaande informatie neemt u dan gerust contact op met Jeroen Gent, consultant bij Medicore (telefoonnummer 030-607 02 00 of jeroen.gent@medicore.nl) of uw vaste contactpersoon binnen Medicore.