Resultaten onderzoek documentmanagement
Vervolgstappen
Op basis van de wensen en eisen en betalingsbereidheid, zoals naar voren gekomen uit het onderzoek over documentmanagement, start Medicore met het in eigen beheer ontwikkelen van een oplossing voor documentmanagement. Hiermee kunnen klanten van Medicore basisfunctionaliteit voor documentmanagement inzetten. In een later stadium kan een extern documentmanagementsysteem geïntegreerd worden binnen MCIS, waarmee het complete proces van documenten scannen en uploaden geautomatiseerd wordt. Indicatie voor het opleveren van een eerste oplossing voor documentmanagement is het vierde kwartaal van 2011 of het eerste kwartaal van 2012.
Samenvatting resultaten
De resultaten van het onderzoek zijn als volgt geïnterpreteerd:
Respons
De vragenlijst is naar 71 instellingen gestuurd. In eerste instantie per post en enkele weken later nogmaals per e-mail. 17 klanten stuurden de vragenlijst terug, wat een respons van 23% betekent.
Algemeen
- 69% van de respondenten is op de hoogte van de mogelijkheden van documentmanagement. 19% is niet op de hoogte, 12% heeft geen mening.
- 88% van de respondenten ziet de toegevoegde waarde van een documentmanagementsysteem (DMS). 6% ziet de toegevoegde waarde niet, 6% heeft geen mening.
- 43% vindt het gebruik van een open source DMS een goede keuze, 37,5% heeft geen mening en slechts 19% is het hier gedeeltelijk mee oneens.
- Een aantal respondenten geeft aan al een passende oplossing te hebben. Andere opmerkingen waren:
o Mee eens, maar het is niet prioriteit nr. 1.
o Informatie is snel, direct en op meerdere plekken beschikbaar.
o Mits gekoppeld aan patiëntendossier, met zicht op het EPD.
Gebruik
- 62% van de respondenten ontvangt 10 - 50 documenten per dag.
- 53% van de respondenten wil 100% van deze documenten scannen en opslaan in het DMS.
- 56% van de respondenten zou dit willen doen op 2 - 5 werkstations, door gemiddeld 5 verschillende medewerkers.
- 31% van de respondenten geeft aan dat 6 - 10 medewerkers documenten zouden raadplegen binnen het DMS. 37% geeft aan dat dit 10 - 50 medewerkers zijn.
Kosten en betalingsbereidheid
- 50% van de respondenten geeft aan mogelijkheden te zien voor kostenbesparing. 25% heeft hierover geen mening, 25% ziet de mogelijkheden niet.
- 29% wil geen jaarlijks bedrag betalen voor een DMS. 36% is bereid € 0 - 1000 per jaar te betalen en voor de overige 36% is dit € 1000 - 5000 per jaar.
Soort informatie
In onderstaande tabel wordt weergegeven welke soort documenten gewenst is om op te slaan in het DMS. De focus ligt hierbij op papieren documenten en e-mails.
|
Soort informatie |
Van belang |
Niet van belang |
|
Papieren documenten |
94% |
6% |
|
Afbeeldingen/foto's |
63% |
37% |
|
E-mails |
81% |
19% |
|
Brieven die gegenereerd worden vanuit eigen applicaties |
75% |
25% |
|
Anders |
31% |
69% |
94% van de respondenten wil de gescande documentatie opslaan als doorzoekbare PDF-bestanden die niet te wijzigen zijn.
Functionaliteiten
In onderstaande tabel wordt weergegeven welke functionaliteiten gewenst zijn.
|
|
Van belang |
Niet van belang |
|
Integratie binnen MCIS |
67% |
33% |
|
Versiebeheer |
53% |
47% |
|
Zoekfunctie |
67% |
33% |
|
Gebruikersgemak |
87% |
13% |
|
Beveiliging en toegankelijkheid |
60% |
40% |
|
Mappenstructuur |
53% |
47% |
|
Logboek |
47% |
53% |
|
Anders |
20% |
80% |
Daarnaast gaf 62% van de respondenten aan het DMS in te willen zetten voor niet-patiëntgebonden informatie.
Binnen de categorie ‘anders' werden onder andere de suggesties gedaan om documenten vanuit Office (Word/Excel/etc.) direct op te slaan in het DMS en documenten te ontsluiten naar de website van de zorginstelling.
Mocht u nog vragen en/of opmerkingen hebben over bovenstaande informatie neemt u dan gerust contact met ons op.
Jeroen Gent
Consultant Medicore
T: 06 17 002 182
E: jeroen.gent@medicore.nl