Efficiëntie verbetert met documentenbeheer
Binnen een zorginstelling nemen documenten een belangrijke plek in. Verwijsbrieven van huisartsen, labuitslagen en correspondentie met patiënten en zorgverzekeraars komen veelal per post binnen. Een documentmanagementsysteem (DMS) levert een bijdrage aan gestructureerde digitale opslag en ontsluiting van documenten binnen en buiten de instelling.
De digitale zorginstelling
In de digitale zorginstelling staan op verschillende plekken, onder meer bij de balie, scanners die inkomende post razendsnel digitaliseren. De inkomende documenten hebben een duidelijk kenmerk, zoals een patiëntnummer, waarmee het poststuk gerelateerd kan worden aan een patiëntendossier in het DMS. Ditzelfde is mogelijk voor documenten die gerelateerd zijn aan een project, medewerker of relatie van uw organisatie. Voor een zorginstelling is het hiermee mogelijk volledig papierloos te werken. Dit levert een forse besparing op opslagruimte en levert tijdswinst op doordat het zoeken van documenten aanzienlijk sneller gaat.
De sterke punten van een DMS
Bij het handmatig of geautomatiseerd opslaan van documenten worden kenmerken zoals auteur, documentdatum, categorie en status meegegeven, zodat documenten eenvoudig teruggevonden kunnen worden. Het DMS wordt vervolgens ingezet om de vindbaarheid van documenten te vergroten.
Door documenten te scannen op basis van OCR (Optical Character Recognition) kunnen documenten op basis van de volledige tekst van het document razendsnel doorzocht en gevonden worden. Ook is versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste documentmanagement-systemen.
Versiebeheer is ideaal wanneer een document regelmatig wordt aangepast. Geïnteresseerden en betrokkenen zien in één oogopslag welke wijzigingen in het document zijn aangebracht, op welk moment en door wie.
Workflowfunctionaliteit geeft de mogelijkheid om een document te routeren. Dit is waardevol wanneer een document door een aantal mensen goedgekeurd moet worden voordat deze een definitieve status krijgt.
Een documentmanagementsysteem binnen MCIS
Medicore Software richt zich op het selecteren van een geschikte partner ten aanzien van documentmanagement, met als doel een DMS te integreren binnen MCIS. Hiermee bieden we bestaande klanten toegevoegde waarde ten aanzien van documentbeheer op logistiek, medisch en financieel gebied. Heeft u interesse in het concept van documentmanagement? Dan nodigen wij u van harte uit om met ons in gesprek te gaan over welke bijdrage een DMS kan leveren aan uw bedrijfsvoering en welke exacte functionaliteit u toegevoegde waarde kan bieden.
Mocht u nog vragen en/of opmerkingen hebben over bovenstaande informatie neemt u dan gerust contact op met Jeroen Gent, consultant Medicore Consultancy op telefoonnummer 030-6070200 of mail naar jeroen.gent@medicore.nl.