Fouten in basisregistratie bij zorginstellingen kost Achmea handen vol geld
Medicore Software heeft in samenwerking met de grootste zorgverzekeraar van Nederland, Achmea Zorg, de afgelopen 6 maanden met behulp van zogenaamde ‘blinde' spiegelinformatie in kaart gebracht waar zorginstellingen fouten maken in het proces van registratie, validatie en facturatie. Deze analyse heeft tot doel het terugbrengen van de administratieve lasten van zowel de zorgaanbieder als de zorgverzekeraar en om concrete aanbevelingen te doen naar leveranciers van informatiesystemen en facturatiesystemen.
Een van de conclusies van het onderzoek is dat fouten in de basisregistratie (BSN, AGB code kliniek, AGB code specialist of behandelaar) de voornaamste bron van afwijzingen vormen.
In het navolgende bericht willen we zorginstellingen graag voorlichten over het belang van een correcte basisadministratie en enkele oplossingen voorleggen die kunnen leiden tot minder afwijzingen bij uw zorgverzekeraar.
'Garbage in is garbage out'
Volledige registratie aan het begin van het registratie proces levert minder problemen op aan het einde van het proces. Om maar met het laatste gedeelte in het proces van registratie, validatie en facturatie (facturatie) te beginnen. Nadat de VEKTIS batch via het webportaal VeCoZo is aangeleverd zal deze batch worden opgehaald door de zorgverzekeraars behorende bij Achmea Zorg (o.a. Zilveren Kruis Achmea, Groene Land Achmea, Interpolis, Avero Achmea ). De VEKTIS batch vormt de basis voor de administratieve verwerking door de zorgverzekeraar. Voor een correcte verwerking geldt het aloude adagium ‘garbage in is garbage out'. Het belang van een correcte basisregistratie is daarmee eigenlijk gegeven. De VEKTIS batch wordt in het Medicore Informatiesysteem (MCIS) gevuld met de kliniek, patiënten- en behandelingenregistratie van de zorginstelling.
Fouten in basisregistratie vaak de bron voor afwijzingen
Uit de gezamenlijke analyse door Achmea Zorg en Medicore Software komt naar voren dat dat de meest voorkomende redenen voor afwijzing door Achmea kunnen worden gevonden in fouten in de basisregistratie. Het correct registreren van BSN, polisnummer etc. wordt niet nauwgezet genoeg gedaan.
Welke gegevens worden verstaan onder basisregistratie
In het onderstaande overzicht geven wij aan welke gegevens uit uw basisregistratie van belang zijn voor de acceptatie van zorgdeclaraties door zorgverzekeraars
|
Onderdeel |
Datavelden |
|
|
|
|
|
|
|
|
Zorginstellingen zijn zelf verantwoordelijk voor een correcte basisregistratie van de bovenstaande gegevens.
Het Medicore Informatiesysteem (MCIS) beschikt over krachtige tool om uw basisregistratie zo volledig mogelijk te krijgen.
In het MCIS worden gedurende het registratie- en facturatie proces validaties uitgevoerd op de onderdelen met het oog op een zo volledig mogelijke basisregistratie.
|
Doormiddel van de COV poliscontrole worden de patiëntgegevens gecontroleerd; mits een geldig certificaat van VeCoZo en/of SVB-Z is geïmplementeerd |
|
Bij het openen en sluiten van behandelingen kunnen diverse meldingen verschijnen waarin u wordt verzocht uw basisregistratie compleet te maken. |
|
Door middel van de COV poliscontrole wordt net voor het moment van factureren nogmaals de patiëntgegevens gecontroleerd; mits een geldig certificaat van VeCoZo en/of SVB-Z is geïmplementeerd en de feature die de COV controle bij factureren inschakelt is geactiveerd binnen uw omgeving. Tabellen vullen met juist afgesproken tarieven |
Periodiek onderhoud van uw basisadministratie is een must
Medicore adviseert periodiek onderhoud uit te voeren op de geregistreerde data voorafgaand aan iedere facturatieronde. Het Medicore informatiesysteem heeft een aantal krachtige tools om dit onderhoud te faciliteren. Denk daarbij aan:
- - De batchgewijze poliscontrole
- - De signaleringslijsten die u attent maken op een aantal specifieke fouten binnen de basisadministratie
De ontdubbelmodule waarbij patiënten en zorgtrajecten kunnen worden opgespoord die abusievelijk meerdere keren zijn ingevoerd.