VieCuriVitaal: Veelheid in productaanbod en toch eenheid in informatisering

VieCuriVitaal biedt particuliere zorg voor verschillende doelgroepen, namelijk de sporter, de consument, de ketenpartner en de werkgever/zakelijke klant. Bij dit laatste valt te denken aan arbeidsmedische producten voor het bedrijfsleven. ‘In de eerste fase van oprichting en pionieren hebben we ervoor gekozen om al onze energie te steken in de ondernemingskracht', zegt directeur Nastasja Cornelissen. ‘De bedrijfsinrichting was in die beginperiode daaraan ondergeschikt.' Met een Excell-sheet gegevens vastleggen als basis voor onder andere de declaraties begint echter op een gegeven moment te wringen. ‘Door de groei en toename van het aantal bedrijven en producten waarbij ook een directe relatie met de zorgverzekeraar ontstond, werd het tijd voor professionalisering', vertelt Cornelissen. ‘Zorgverzekeraars hebben begrip voor het feit dat je een opstartfase moet doormaken, maar na een jaar krijg je simpelweg geen contract meer zonder een digitaal declaratiesysteem.' Daarmee was een dergelijke applicatie echter nog niet zo eenvoudig gevonden.

Het informatiseringssysteem van het aangrenzende ziekenhuis VieCuri Medisch Centrum kwam niet in aanmerking vanwege het bijzondere karakter van VieCuriVitaal. Cornelissen: ‘Ons werk speelt zich voornamelijk af binnen het domein van de aanvullende verzekeringen. Die zijn bij iedere zorgverzekeraar anders en een deel van onze patiënten rekent bovendien rechtstreeks met ons af en regelt de vergoeding zelf met de zorgverzekeraar. Daarnaast bestaat VieCuriVitaal ook nog eens uit meerdere bedrijven, die ieder hun eigen "nanciële afwerking kennen. De verschillende stromen wilden we liefst allemaal in één systeem vangen. Dit systeem moest ook nog fexibel zijn, waardoor het makkelijk mee kon groeien met onze ambities.'

Pionieren
Dit betekende een pionierstraject. Niet alleen voor VieCuriVitaal, maar ook voor de partij waarvoor het koos: Medicore. Derk-Jan Leijten van Medicore vertelt: ‘Wij zijn goed bekend in de wereld van zelfstandige behandelcentra en commerciële initiatieven die tegen ziekenhuizen aanleunen, maar toch was dit een uitdagende opdracht. Naast de gebruikelijke eisen die een zorgaanbieder aan een systeem stelt, was er de heel speci"eke vraag om binnen één pakket verscheidene entiteiten op te voeren, plus gescheiden facturatiestromen, plus gescheiden boekhouding voor de diverse merken die VieCuriVitaal aanbiedt. Sommige daarvan vallen binnen de verzekerde zorg, andere zijn onverzekerd, soms ook gaat de facturatiestroom naar het ziekenhuis. VieCuriVitaal wilde dat allemaal uit elkaar houden. Het pakket dat we op basis van deze uitgangspunten ontwikkelden, moest uitgaan van de patiënt en moest de artsen ontlasten.'

Cornelissen vult aan: ‘De keus viel op Medicore omdat dit bedrijf in staat is separate bedrijven in te richten en mee te groeien met onze eigen groei. De declaratie naar de zorgverzekeraars was snel geregeld, maar voor het overige is het toch vooral samen ontwikkelen gebleken van een systeem voor de beheersing van ons bedrijf. Het is boeiend om te zien hoe we daarin echt allebei een gelijksoortig ontwikkeltraject hebben doorgemaakt. Ook van de verwarring die daar soms bij hoort, hebben we dan allebei last. Inmiddels is Medicore er goed in geslaagd communicatielijnen op te zetten waarin we de dialoog aangaan en vanuit de wederzijde functies en belangen de koers bepalen en afspraken maken.'

Projectgroep en adviestraject
Vanuit VieCuriVitaal zijn direct mensen uit de praktijk bij het project betrokken. Een van de projectleden, Alex Sanders, nu als proceseigenaar de liaison tussen beide partijen, vertelt: ‘Wij leverden echt input vanuit de inhoud. Denk als voorbeeld aan de medische check-ups die wij aanbieden. Daarbij zijn meerdere disciplines betrokken. Wij brachten in kaart welke precies, welke prijsafspraken we eventueel met bedrijven hebben en wat het systeem moet kunnen om hierop aan te sluiten.'
Om zo goed mogelijk te kunnen aansluiten op de wensen en eisen van VieCuriVitaal, is Medicore direct een adviestraject gestart. Jeroen Gent van Medicore vertelt: ‘We hebben als start een vragenlijst naar iedereen gestuurd om een beeld te krijgen van wat de organisatie doet, hoe ze werken en wat de ambities zijn. Vervolgens hebben we sessies georganiseerd om de huidige en gewenste situatie in beeld te krijgen. Zo zie je al in een vroeg stadium welke hobbels in de implementatie je kunt tegenkomen en hoe je die moet ondervangen. We kregen bijvoorbeeld direct in beeld dat we voor fysiotherapie en diëtetiek de declaratiestandaard niet in onze software hadden opgenomen.

We hebben daarom een apart project opgezet om de paramedische standaard te ontwikkelen.' Verantwoordelijk voor dit deeltraject was consultant David Tom. Hij geeft aan; ‘We hebben vanaf het begin van de ontwikkeling paramedici erbij betrokken. Het gezamenlijk belang van leverancier en klant is het bedenken van een pragmatische oplossing. Vanuit die gedachte is het mogelijk geweest om de veelheid aan wensen terug te brengen tot de kern en vervolgens te verwerken in de software.'

Verder maakten die sessies duidelijk dat VieCuriVitaal zijn productgebouw nog niet helder in beeld had. Dus heeft Medicore gaandeweg ook prioritering aangebracht in de meest essentiële producten en op basis daarvan een adviesrapport opgesteld.
Leijten vult aan: ‘Je moet meteen vanaf het begin de ambities managen, duidelijk krijgen wat belangrijk is voor de klant en in welke volgorde je moet investeren. VieCuriVitaal begreep heel goed dat het voor ons ook een ontwikkeltraject was en dat we elkaar daarin moesten ondersteunen. We zijn bijvoorbeeld tijdelijk via een omweg digitaal gaan declareren toen VieCuriVitaal dit vanaf een bepaald moment niet meer op papier mocht doen van de zorgverzekeraar en de software op dat moment nog niet gereed was. Zo ver gaan we dus. En dat was spannend, want als het fout was gegaan hadden wij er als softwareleverancier een probleem bij gehad. Maar het ging goed en het vertrouwen van VieCuriVitaal dat het zou lukken, was er ook.'

Training en implementatie
Direct na de introducerende sessies is begonnen met een training voor de projectgroep van VieCuriVitaal en voor de mensen die uiteindelijk met het systeem moesten gaan werken. Leijten: ‘Gelukkig waren al direct mensen vrijgemaakt om de implementatie vanuit de organisatie te begeleiden. Het was belangrijk dat vanuit iedere afdeling iemand vertegenwoordigd was, want dat is toch vaak de beste manier om draagvlak te creëren.' In februari 2008 werd een start gemaakt met de implementatie en in juni van dat jaar was die klaar om live te gaan. Beide partijen waren het er snel over eens dat het een goede zaak zou zijn niet meteen het hele productgebouw in te richten, maar slechts vijf van de merken die VieCuriVitaal heeft. ‘Op basis van het meedenken en -werken kon de project- groep daarna de rest van het project zelf doen', zegt Leijten. ‘Dat is wel zo effectief.'

Cornelissen onderstreept dit. ‘Het gaf ons veel meer fexibiliteit', zegt ze. ‘We hebben recent zelf een deel ontwikkeld en als we dat via het moederbedrijf hadden gedaan, was daar veel meer tijd in gaan zitten. Door het zelf te doen, hou je het dichtbij de mensen die ermee gaan werken en hou je de kennis in huis.'

Begeleiding
Leijten memoreert dat het goed op orde hebben van de AO/IC ook een belangrijk punt in het hele proces was, omdat de stroomdiagrammen en procesbeschrijvingen helpen om de organisatie goed in kaart te brengen.

Op basis hiervan is goed te zien welke oplossingen op welke plaatsen nodig zijn. ‘VieCuriVitaal heeft dus meteen een AO/IC handboek geschreven', vertelt hij. ‘Dat leverde ons weliswaar veel inhoudelijke vragen op, maar het was wel van waarde.' Verder is veel tijd gestoken in het train de trainer principe. ‘Dit betekent niet dat we de klant na de implementatie aan zijn lot hebben overgelaten', verduidelijkt Leijten. ‘We hebben bijvoorbeeld nog de implementatie van een tweetal productlijnen begeleid die VieCuriVitaal zelf op zich heeft genomen. Dan blijkt dat in de afstemming tussen de afdelingen altijd nog wel wat geregeld moet worden.' Gent onderstreept het hoge ambitieniveau van VieCuriVitaal. ‘De kunst is dan om het project strak te houden en het aantal parallel uitgevoerde maatwerktrajecten te beperken', zegt hij. ‘De koppeling met het boekhoudsysteem van het ziekenhuis CODA was essentieel.' Cornelissen zegt afsluitend: ‘Medicore heeft beslist de drive om te ontwikkelen en om af te stemmen op de klant.'

En Sanders vult aan: ‘We beschikken nu over één systeem waarin we alles kwijt kunnen en dus niet diverse afspraakmodules en meerdere systemen voor de "nanciële afhandeling van ons werk. Dat is grote winst voor onszelf. Voor onze klanten betekent dit dat we over de verschillende merken van VieCuriVitaal heen heel effectief afspraken kunnen inplannen en dat we, indien van toepassing, kunnen zorgdragen voor een correcte afhandeling richting zorgverzekeraars. De effectiviteitswinst die we daarmee boeken, is duidelijk.'

VieCuriVitaal in het kort
VieCuriVitaal vormt samen met VieCuri Medisch Centrum voor Noord-Limburg een gezondheidszorgonderneming. Gekozen is voor een transparante structuur, waarbij de ondernemende private activiteiten en de ziekenhuiszorg van elkaar gescheiden zijn. De consument kan bij VieCuriVitaal terecht voor uiteenlopende behandelingen, variërend van bijvoorbeeld cosmetische chirurgie tot sportkeuringen of dieet- en voedingsadvies tot vaccinaties. Ook werkgevers kunnen gebruikmaken van de diensten van VieCuriVitaal, als ze via het Arbeids Medisch Centrum activiteiten willen ontplooien op het gebied van bedrijfsgezondheid, preventie en verzuimbegeleiding. Verder beschikt VieCuriVitaal over een sportmedisch adviescentrum, waar mensen terechtkunnen voor advies en begeleiding op sportgebied of voor behandeling van sportblessures. Dit centrum heeft de erkenning als topsport medisch samenwerkingsverband (TMS) en is uitermate toegankelijk voor top- en breedtesport. Kijk voor verdere informatie op www.viecurivitaal.nl

Dit artikel is verschenen in ZNetwerk editie 8, 2009. Download hier het artikel in PDF.